Süreçlerin analizi ve optimizasyonu, maliyetleri düşürmenin ve verimliliği artırmanın etkili bir yoludur. Bununla birlikte, bu dönüşüm bir dizi tuzağı barındırıyor, İş Dönüşümü Uzmanı Signavio uyarıyor.
Dinamizm ve yavaşlık, rekabetin yüksek olduğu bir ortamda şirketlerde istenilen başarının elde edilmesini engellemektedir. Kısa sürede birçok görevin tamamlanması gerekir. Bir şirket, çalışanların iş yükünü azaltmalı ve katma değerli görevler için yeterli zamana sahip olmalarını sağlamalıdır. Süreç optimizasyonu burada önemli bir araç olarak devreye giriyor. Çünkü süreç optimizasyonu tekrarlayan süreçlerin ekipler arası uyumunu desteklemektedir.
Trovarit AG tarafından 2020 yılında yaklaşık 2500 şirketin katılımı ile gerçekleştirilen "ERP Deneyimi, Faydaları ve Beklentiler" araştırma çalışması sonuçlarına göre, şirketlerin gündeminde Robotik Süreç Otomasyonu, Süreç Madenciliği, No-/Low Code platformları öncelikli olarak yer almaktadır.
Görsel: Topics & Trends (Kaynak: ERP Deneyimi 2020 TROVARIT AG)
Bununla birlikte, süreç optimizasyonunun kendi tuzakları vardır. Signavio'ya göre bir şirket, bir dönüşüm projesini karmaşıklaştırmamak ve hatta engellememek için beş hatadan kaçınmalıdır.
1. Süreç Modellemesi Olmaması
Bazı departmanlar süreç optimizasyonu için bir süreç madenciliği aracının yeterli olduğu görüşündedir. Bu görüş doğru değildir. Süreç madenciliği başlangıçta sadece mevcut süreçleri analiz etmek için kullanılır ve henüz hiçbir şey değiştirilmez. Bağımsız bir teknoloji olarak süreç madenciliği, süreçleri optimize etmek için yeterli değildir. Ayrıca süreç modelleme alanında, iyileştirme potansiyellerinin belirlenebileceği ve değişiklik seçeneklerinin detaylı olarak incelenebileceği bir çözüm de mutlaka gereklidir. Bu analiz temelinde, bir şirket değişiklikleri uygulayabilir. Bu değişiklikler yalnızca mevcut süreçlerin optimizasyonu ile ilgili olmak zorunda değildir aynı zamanda tamamen yeni süreçlerin konseptiyle ilgili de olabilir.
2. Tüm Paydaşlarının Sürece Dahil Edilmemesi
Günlük işlerde, süreç bilgileri genellikle farklı alanlarda, örneğin uzman departmanlarda ve BT'de işlenir. İlgili tüm departmanlar ve çalışanlar devreye alınmazsa, bütünsel süreç optimizasyonu başarısızlığa mahkumdur. Bir şirket, yalnızca tüm paydaşların dahil olması durumunda belirli optimizasyon hedeflerini istenilen şekilde tanımlayabilir. Bu nedenle süreç bilgilerini bir araya getiren ve organizasyon genelinde şeffaflık yaratan merkezi, tamamen entegre bir süreç bilgi tabanı başarılı süreç optimizasyonu için önemli bir temeldir. Bu bilgi tabanı, farklı departmanlar arasındaki alışverişi teşvik eder ve tüm departmanda çevik bir işbirliğine olanak tanır. Çok taraflı iletişim akışı, hem genel bir süreç hem de parça süreçler açısından sürekli süreç iyileştirmeleri için temel oluşturur.
3. Ayrıntılı Süreç Analizi Olmaması
Mevcut süreçlerin ayrıntılı bir analizi olmadan verimli optimizasyon elde edilemez. Süreçler hatalıysa, sürecin optimizasyonu ve otomasyonu mevcut hataların daha hızlı uygulanmasına neden olabilir. Bu nedenle bir şirket, farklı BT sistemlerinde süreç verilerinin sistematik olarak değerlendirilmesini sağlayan bir süreç madenciliği çözümü kullanmalıdır. Süreç madenciliği yöntemi ile süreç sapmaları, zayıf noktalar, gereksiz iş adımları, uyumsuzluk veya riskler tespit edilebilir. Bu şekilde, organizasyon genelinde süreçlerin fiili seyrini iyileştirmek mümkündür.
4. Süreç Simülasyonu Olmaması
Birçok şirket bir süreç madenciliği çözümü kullanır ve ardından süreçlerini optimize eder, ancak bunu süreç simülasyonu olmadan yapar. Bu şekilde potansiyel boşa harcanır. Bir şirket, sadece bir süreç simülasyonu kullanarak planlanan değişikliklerin tüm süreç ortamı üzerinde olumsuz bir etkisi olup olmadığını kontrol edebilir. Simülasyon, zorlukları ve sorunları zamanında gösterir. Böylece, gereksiz zaman ve para harcanmasına neden olan uygunsuz ayarlamalar yapılmaz.
5. Sürekli Süreç Optimizasyonu Olmaması
Birçok şirket, bir süreç optimizasyonu girişiminin asla gerçekten bitmeyeceğini unutur. Bu nedenle uzman departmanlar, ilk süreç iyileştirmelerinden birkaç hafta veya ay sonra yeni verileri çıkarmalıdır. Sonra neyin değiştiğini ve hangi önlemlerin verimliliği artırdığını anlarlar. Modern süreç yönetimi her zaman yinelemeli geliştirme ve adaptasyon gerektirir. Şirketler, belirlenmiş optimizasyon potansiyellerini sürekli olarak güncel tutmalı ve süreç yaşam döngüsünde iyileştirmeler başlatmalıdır. İdeal olarak, süreç uyumluluğunu düzenli olarak kontrol ederler ve bir sürecin gerçekten modellendiği gibi çalışıp çalışmadığını test ederler.
Bir şirket süreç optimizasyonu yolunu seçerse, ilgili paydaşların katılımı, süreçlerin şeffaf yürütülmesi ve gerçek gidişatının analizi esastır. Süreçler sürekli olarak simüle edilir ve optimize edilirse, iş başarısı, sürdürülebilir şekilde artırılabilir.
Bu çalışmada kaynak olarak https://news.it-matchmaker.com sitesindeki ilgili yazı kullanılmıştır.
EDT Center, dijital dönüşüm ve Endüstri 4.0 alanında uluslarası tecrübe ve bilgi birikimi ile şirketlere baştan uca çözümler üretmektedir.
* Uygun çözüm ve sağlayıcı bulma (www.i40markt.com) (www.it-matchmaker.com.tr)
* Proje yönetimi
Detaylı bilgiler: EDT Center - i40Markt