ERP Özelleştirmeleri Sürüm Değişikliklerini Engelliyor.

Şirket çapında standart yazılım (ERP) ne kadar karmaşıksa, sürüm değişiklikleri de o derece zorlaşır. "Bu nedenle şirketler, sistemlerini mümkün olduğunca standarda yakın çalıştırmalıdır." şeklinde bir öneride bulunuyor Trovarit AG danışmanlık şirketinin CEO'su Dr. Karsten Sontow.

Trovarit ERP çalışması 2020/2021 üzerine röportaj | Bölüm 2

“Pratikte ERP” çalışması 2004 yılından beri yürütülmektedir ve şu anda onuncu baskısıdır. Bu baskıda 100'ün üzerinde ERP çözümü değerlendirildi. İstatistiksel olarak konuşursak, Trovarit AG analist ekibi, 41 çözüm hakkında nitelikli açıklamalar yapabildi ancak diğer çözümler hakkında yeterli veri yoktu, bu nedenle bu değerlendirmeler yayınlanmıyor.

Trovarit ERP çalışması 2020/2021 ile ilgili röportajın ilk bölümünde, Dr Sontow bu yılki çalışmanın kazananları ve kaybedenlerinden bahsediyor. Röportajın bu ikinci bölümünde diğer şeylerin yanı sıra sürüm değişikliğinin zorlukları üzerinde duruluyor.

Önceki çalışmaya göre hangi konuda gelişim sağlandı ? Hangi konuda durum daha kötüye gitti?

Prensip olarak, derecelendirmeler nispeten sabittir, çünkü bu durum kısa vadede değişmeyen BT altyapıları ile ilgilidir. Bununla birlikte, önceki çalışmaya göre bazı alanlarda değişiklikler olmuştur. Örneğin 2012'den beri en büyük eleştiri noktalarından biri olan yazılımın mobil kullanılabilirliğidir. Burada dikkate değer bir ilerleme ölçtük. Derecelendirmeler en azından şimdi 'tatmin edici' aralıkta, ancak yine de istenilen seviyenin altındadır.

Başarıya ulaşmak neden nispeten uzun zaman alıyor?

Mobil kullanım söz konusu olduğunda iki olgumuz var: Kullanıcıların beklentileri, akıllı telefonlarda ve tabletlerde her türden dijital uygulamayı kolayca kullanabilmelerine bağlıdır. Artık aynısını ERP yazılımından da bekliyorlar. Aynı zamanda, kurulu ERP uygulamalarının çoğu, bunun için teknik ön koşullardan, yani bir uygulamanın farklı boyutlu ekranlara sahip cihazlarda kolayca çalıştırılabilmesini sağlayan duyarlı tasarımdan yoksundur. Üreticiler, güncel sürümde bu disiplinde ustalaşabilmeleri için uygulamalarını sıfırdan değiştirmek zorunda kaldılar. Sürüm değişikliklerinin genellikle çok zahmetli olduğu gerçeği nedeniyle, birçok şirket hala eski sürümleri kullanıyor.

Sürüm değişikliği daha kolay hale gelmedi mi?

Küçük ilerlemeler var: On yıllardır, sürüm değişiklikleri o kadar zahmetli ve sancılı oldu ki, şirketler onları seve seve arka plana attı. Bu nedenle yazılım altyapısı güncelliğini yitirmektedir. Günümüzde bu güncellemeler daha kolay hale geldi, çünkü kısmen şirketler çözümlerini üreticinin standardına daha yakın kullanıyorlar. Daha önceki yıllarda, ERP çözümleri genellikle oldukça kişiselleştirilmişti. Bu durum sürüm değişikliğini daha zor hale getiriyor çünkü tüm özelleştirmelerin manuel olarak yapılması gerekiyordu. Pek çok mevcut ERP çözümü, bireysel ayarlamalara olan ihtiyacı azaltan endüstri uzmanlığı nedeniyle kısmen belirli bir iş modeline uyarlanmıştır. Son olarak, modern yazılım mimarisine sahip ERP çözümleri, kesinlikle gerekli ayarlamaları geçmişte olduğundan çok daha kolay bir şekilde yönetebilir.

Belgeleme durumu ciddi eleştirilere maruz kaldı. Buradaki sorun nedir?

Eleştiri hem kılavuzlar ve öğreticilerle hem de teknik belgelerle ilgili. Yazılım kişiselleştirilmişse, tüm değişiklikler gerçekten belgelenmeli ve kılavuz buna göre uyarlanmalıdır. Ancak, bu belgeleme disiplini ERP pazarında tam olarak üstün bir disiplin değildir: Sistem mimarları, bir sonraki sürüm değişikliğinde zahmetsizce izlenebilmelerini sağlayacak değişiklikleri belgeleme konusunda genellikle çok az düşünürler. Pek çok yerde, kullanıcılara bir çözümün etrafında nasıl yollarını bulacaklarına dair çok az rehberlik veriliyor ve bu nedenle deneme yanılma yöntemini kullanarak ileriye doğru yol almak zorunda kalıyorlar.

ERP yazılımı şirkette genel olarak nasıl bir rol oynuyor? Burada hangi yönler stabil ve şu anda ne değişiyor?

Bir ERP çözümünün ana uygulama alanı, sipariş işleme ve personel, araçlar, malzeme ve para gibi kaynakların kontrolüdür. Öte yandan ERP sisteminde müşteri tabanından malzemeye, sipariş verilerinden maliyet ve gelirlere kadar birçok önemli bilgi toplanır. Bu nedenle ERP sistemi tüm şirket için merkezi bir bilgi sistemini temsil ediyor ve bu merkezi konum kesinlikle korunacak, ancak daha fazla genişletileceğini düşünmüyorum. Çoğu şirkette sipariş işleme halihazırda dijitalleştirildiğinden, dijitalleşme gelecekte ERP çevresinde daha hızlı ilerleyecektir. Ürün Geliştirme ve Tasarım gibi konularda CAD (Computer Aided Design), PLM (Product Lifecycle Management) ve PDM (Product Data Management) uygulamaları klasik bir ERP çözümünden çok daha fazla potansiyele sahiptir. Günümüzde dijitalleşme genellikle ERP sisteminin "altında" gerçekleşiyor, örneğin Endüstri 4.0 söz konusu olduğunda MES (Manufacturing Execution Solution) sisteminde olduğu gibi. Ancak sonunda, örneğin sipariş işleme için tüm verilerin ve bilgilerin yeniden bir araya getirilmesi gerekir. Ardından ERP sistemine bağlantı gerçekleşir. Küçük ve orta ölçekli şirketlerde ERP'nin çoğunlukla bir entegrasyon omurgası olarak kullanıldığını görüyoruz. Büyük şirketler, ERP sisteminin ve diğer uygulamaların bağlandığı Kurumsal Uygulama Entegrasyonu (EAI) çözümü biçiminde özel bir entegrasyon katmanı kullanma eğilimindedir.

İyi ile idare eder arasındaki derecelendirmelerin aralığı ne kadar büyük?

Okul notlarına göre değerlendiriyoruz. Odak noktası, bir çözüme ve sağlayıcının hizmetlerine ilişkin kullanıcı memnuniyetidir. Burada not aralığı 1.5 okul notudur. Değerlendirme 'çok iyi' ile başlar ve gerekli görülen kesintilerle 'idare eder' aralığında sona erer. Bireysel katılımcılar çözümlerini daha iyi veya daha kötü olarak değerlendirebilir. Notların çoğu ölçeğin iyi tarafında olsa bile, çalışma bazı alanlarda net sorunlar ortaya koymaktadır.

SAP, bulutta büyük adımlar atıyor. Microsoft, Dynamics çözümlerini bir bulut hizmeti odaklı olarak sunuyor. Bu değişimde ne gibi fırsatlar ve riskler görüyorsunuz?

Burada öncelikle şirketler için bulut senaryolarının büyük avantajlarının nerede olduğu sorulmalıdır. Her şeyden önce, ERP operasyonlarının yükünün hafifletilmesi: yüksek standartlaştırma sayesinde, üreticiler çözümleri pratik olarak sürekli modernize edebilirler. Acı verici sürüm değişikliği sorunu burada çok zarif bir şekilde çözüldü. Madalyonun diğer tarafı, bulutun çok yüksek düzeyde bir standardizasyon gerektirmesidir. Şirketler bu ikisinden birini seçmek durumundadırlar: Ya kendilerine özel bir çözüm geliştirirler - o zaman sürümleri uygulamak ve değiştirmek için çok çaba(ekonomik ve vakit olarak) sarf ederler - ya da şirketin tüm özel gereksinimlerine yanıt veremeyen yüksek düzeyde standartlaştırılmış bir bulut çözümünü kullanırlar.

Bazı şirketler bulut sayesinde tasarruf edileceğini umuyor. Pratikte bu doğru mu?

Tamamen değil. Bulut, çoğunlukla abonelik fiyatlandırmasıyla işler. Aylık veya yıllık olarak belirli bir kullanıcı rolü kiralanır. Ortalama olarak şirketler böyle bir altyapıyı 16 ila 17 yıl boyunca çalıştırıyor. Çoğu durumda, abonelik modellerinin maliyetleri, klasik lisans satın alma maliyetlerinin üzerindedir. Çünkü klasik lisans satın alma modelinde belirli periyotlarda yapmanız gereken bakım masraflarına tabii olursunuz. Ek olarak, abonelik modellerinin fiyatları genellikle sadece bir yıl, istisnai durumlarda üç yıl için garanti edilir. Satın almalar söz konusu olduğunda, sağlayıcılar şirketlere genellikle yüksek indirimler verir, bazen yüzde 70 ila 80 oranında. Böyle bir durumda sizin yerinizde olsam ERP altyapı maliyetlerinin vade boyunca ne kadar hesaplanabilir olduğunu kendime sorardım. Ya "Yazar kasaların bağlantısı" adlı kullanıcı rolü için indirim üç yıl içinde geçerliliğini yitirirse ve şirket 90.000 Euro yerine 900.000 Euro liste fiyatı ödemek zorunda kalırsa ? Danışmanlık uygulamalarımızda bu tür vakaları birçok kez deneyimledik.

Kullanıcı memnuniyeti şirket içi ve bulut kurulumları arasında farklılık gösteriyor mu?

İlk bakışta evet. Ancak birkaç senaryo arasında ayrım yapmanız gerekir: Klasik şirket içi varyanta ek olarak, özel bulut ve genel bulut vardır. Genel bulutta, birçok şirket İnternet üzerinden eşzamanlı olarak yüksek düzeyde ölçeklenebilir bir altyapı kullanır. Özel bir bulutla her şirket izole edilmiş bir örneğe sahip olur: Bu, güvenlik avantajları sunar ve daha fazla kişiselleştirme imkanı sağlar. Karşılaştırıldığında, genel bulut kurulumlarının en iyi memnuniyet değerlerini elde ettiği ve onu özel bulut kurulumlarının yakından takip ettiği dikkat çeker. En kötü değerler şirket içi kurulumlarda bulunur. Bununla birlikte, bundan aceleci bir sonuca varılmamalıdır, çünkü genel bulut senaryoları genellikle 25'ten az kullanıcıya sahip küçük ve yalın uygulamalar iken, şirket içi senaryolar önemli ölçüde daha büyüktür ve bu nedenle daha karmaşıktır. Karmaşıklık burada diğer tüm faktörleri gizler.

Bulut kurulumlarını karmaşıklıklarına göre gruplandıramaz mısınız?

Hayır. Bunun için yeterli veri yok. Ancak şu ifadeyi kanıtlayabiliriz: Genel bulutun uyarlanabilirlik, esneklik ve arayüzler açısından sınırlamaları vardır. Tam da burada özel bulut senaryoları farklarını ortaya çok daha iyi koyar, hatta birçok şirket içi kurulumdan daha iyidir. Genel olarak, özel bulut, memnuniyet açısından şirket içi ve genel bulut arasında bir uzlaşmayı temsil eder.

Hala bulut çözümlerinin uygun olmadığı uygulama senaryoları var mı?

Evet. Çoğu bulut çözümü, çevrimdışı yetenekleri açısından ciddi şekilde sınırlıdır. Bununla birlikte, çevrimdışı çalışması gereken uygulama senaryoları vardır. Örneğin asansör inşaatı, çünkü orada asansör boşluklarındaki tesisatçıların erişimi yoktur. Ya da uluslararası alanda faaliyet gösteren bir şirket, iletişim altyapısı zayıf olan ülkelerde üretim tesisleri işletiyor. Orada internet bağlantısı kesilirse ve 1.000 çalışanı olan bir üretim tesisi durursa, bu durum şirkete aşırı pahalıya patlar. Çevrimdışı çalışmayan bir bulut çözümü buraya hiç uymuyor. Artık, kısmen kendilerinin sağladığı hizmetlerle kısmen de internetten sürekli olarak edinilebilen üçüncü taraf sağlayıcılardan katma değer ürettikleri için tamamen şirket içinde çalıştırılamayan daha fazla bulut çözümü var. Bu nedenle Microsoft, Dynamics 365 Finance & Operations bulut çözümünü şirket içi bir sürüm olarak sunmayı çok zor buluyor. Şimdiye kadarki deneyimlerimize göre, bu aslında mümkün değil. Müşterilerimizden biri, güvenlik nedeniyle bu Microsoft bulut çözümünü kendi veri merkezlerinde çalıştırmak istedi. Pratikte uygulama ile ilgili çok büyük teknik sorunlar vardı. Microsoft'un da bu senaryodan gerçekten memnun olması pek olası değil.

Pazar araştırması | ERP Deneyim Araştırma Çalışması

Kaynak: Trovarit AG