Dijitalleşme - Ofis

Endüstri 4.0 yaklaşımının, yolculuğunun ilk adımı ve olmazsa olmazı dijitalleşmedir. Dijitalleşme, şirket içerisinde ya da iş ortakları ile olan ilişkilerde yer alan bilginin sayısallaştırılması, entegrasyonu, doğrulanması gibi özellikleri içerir.

Dijitalleşme ile birlikte hayatımıza bazı yeni kavramlar girmiştir. “Dijital Şirket”, “Dijital Fabrika”, “Akıllı Fabrika”, “Dijital Değer Zinciri”. Tüm bunlar aşağıdaki 5 bileşeni gerektirmektedir.


  • Ürün geliştirme

  • Üretim planlama

  • Üretim mühendisliği

  • Üretim işleme, yürütme

  • Hizmet


Bilginin entegre ve bütünsel olması “Dijital Değer Zinciri”ni oluşturmaktadır. Bu zincirin oluşturulması ve yönetilmesinde veri toplama, işleme, entegrasyon, derleme ve analiz kullanılır. Ancak Endüstri 4.0’ın çıkış noktası özellikle üretim işletmelerinde ürün yaşam döngüsü ve sipariş karşılamada tüm verilerin toplanması, izlenmesi, anlama, tahminleme ve otonom tepki ile insan faktörünü minimum seviyede tutmadır. Çıkış noktası Almanya olan bu yaklaşım, şirketlerin mevcut teknoloji kullanımı dikkate alınarak oluşturulmuştur. Bir başka değişle, dijitalleşme yolunda belirli bir aşamayı tamamlamış şirketlerin (kağıt ortamında süreç yönetimi ve söz ile iletişimin en düşük seviyede olması) bir sonraki aşamasını ifade eder. 


Son yıllarda Türkiye’deki şirketler de, bu rüzgarın etkisine kapılmış, bilinçsiz bir şekilde nereden başlanacağını, nasıl yol alınacağını bilmeden bunu sadece veri toplama olarak görmektedir. Bu noktada kurumsal veri tanımı önemlidir. Kurumsal veri, kurumsal yapı içerisinde, farklı uygulamalar tarafından kullanılan, doğruluğu onaylanmış, tanım, rol, bağlantı gibi özellikleri bulunan verilerdir.


Dijitalleşmede ön koşullar


Şirketler tıpkı bir yabancı dil kursuna başlamadan önce yapılan seviye tespit sınavı gibi mevcut durumunu bilmeli ve buna bağlı olarak yol haritasını belirlemelidir. Bu haritada;

  • Dijitalleşme gereksinimleri

  • Dijitalleşme süreçleri, alınan yol

  • Dijitalleşmenin etkileri ve eğilimler

yer almaktadır.



Başlangıçta yönetim destekli bir strateji belirlenmelidir. Sorulacak sorular:


Bakış açısı, değişim isteği, dijitalleşme stratejisi


  • Firmanızın dijitalleşmeye bakış açısı nedir?

  • Dijitalleşmeyi şirketiniz için bir değişim fırsatı mı yoksa risk olarak mı değerlendiriyorsunuz?

  • Şirketinizin dijital değişim için bir stratejisi var mı ?

  • Şirket genelinde dijitalleşme konularını koordine eden birisi var mı? 

  • Şirket genelinde dijitalleşmeyi kim yönetiyor?


Teknolojik / Bilgi Teknolojileri Merkezi altyapısı


  • Firmanızda internete nasıl bağlanıyorsunuz?

  • Internet bağlantı hızınız nedir ( sağlayıcınız tarafından garanti edilen)?

  • Çalışanların yüzde kaçı işlerinde bilgisayar (masaüstü , tablet , laptop , notebook) kullanıyor?

  • Çalışanların yüzde kaçı işlerinde mobil cihaz (akıllı telefon , tablet , notebook) kullanıyor ?

İnsan Kaynakları (çalışan, nitelikli personel ve profesyonel eğitim)


  • Şirketinizde dijitalleşmede sizi daha da ileri götürecek nitelikli personeliniz var mı?

  • Digital iş hayatı için çalışanlarınıza gerekli profesonel eğitimleri sağlayabilir misiniz?

  • Şirketinizde IT(Bilgi İşlem) bölümünde profesyonel çalışanınız var mı?

  • Dışarıdan destek aldığınız herhangi bir IT Hizmeti var mı?


Dijital teknolojilerin ve hizmetlerin kullanımı 


  • Şirketinizin web sitesi var mı?

  • Web sitenizde aşağıdaki bilgi ya da hizmetlerden hangilerini veriyorsunuz?

  1. Ürün yada hizmetler hakkında bilgi

  2. Online hizmet ya da ürün siparişi verme

  3. İş imkanlarının duyurusu ve / ve ya online iş başvurularının kabulü

  4. Şikayetlerin elektronik ortamda değerlendirmek üzere kabulu (e-posta , form yada benzeri ile iletişim kurma)

  5. Şifre korumalı müşteri portalı

  • İç ve dış iletişimde aşağıdaki kanalllar hangi sıklıkta kullanılır?

  1. Sabit hatCep yada Akıllı Telefon

  2. Faks

  3. E-posta

  4. Sosyal ağlar (Facebook, Xing , Chat gibi )

  5. Şirket blogları ya da micro blog servisleri (Twitter ya da Yammer)

  6. Online toplantılar , video konferanslar (Skype for Business, GotoMeeting, WebEx) gibi araçlar 

  7. Müşteri yada çalışan portalları (self servis portalleri , rezervasyon portalleri)

  8. Şirket içi uygulamalar (fatura onayı yada sipariş işleme)

  • Aşağıdaki iş yazılımlarından hangileri halihazırda kullanılıyor / planlanıyor / düşünülüyor?

ERP, CRM, ECM, PLM, PIM, DMS, MES


ECM kullanımı 

  • •Aşağıdaki DMS yada ECM fonksiyonlarının mevut kullanımlarını nasıl tarif edersiniz?

  1. Arşivleme ve doküman yönetimi (örn elektronik kayıt , versiyonlama)İş akış yönetimi / süreç kontrol (örn. elektronik onay işlemleri )

  2. Dokümanların dijitalleştirilmesi (örn merkezi tarayıcı)

  3. Profesyonel İşbirlikleri (örn. versiyon kontrollü paylaşımlı ortak çalışılan dokümanlar , takım odaları , forumlar , wiki vb)

  4. Farklı bölümler arasında arama yaparak bilgiye ulaşmak (örn. farklı sistemler arasında arama yapmak)

  5. Çıktı yönetimi (örn. belge oluşturma , baskı kontrolü)

  6. Gelen bilgi ve belgenin otomatik algılanması(örn. fatura işleme , elekronik posta kutusu v.b.)

  • Firmanızda ofis organizasyonu ve idari işler için bulut çözümleri kullanıyor mu?

  • Firmanızda faturalar nasıl hazırlanıyor?

  1. Sadece kağıda

  2. Yarı kağıt / yarı elektronik

  3. Çoğunlukla elektronik 

  • EDI gibi bilinen veri ilişkilendirme standartları kullanılıyor mu?

  • •Ne çeşit faturalar alıyorsunuz?

  1. Sadece kağıda

  2. Yarı kağıt / yarı elektronik

  3. Çoğunlukla elektronik 

  • Ofis ve idari işlerin hangi kısımlarında işlerinizi kağıt kullanarak yapıyor yada farklı bir anlatımla kağıt-temelli çalışıyorsunuz?

  • Kağıt olarak saklanan kayıtlarınızın ne kadarlık bir kısmı dijitalleştirilmiştir?

  • Geçen seneye kıyasla , yazıcıdan alınan dijital belge sayısı sizce daha çok mu yoksa daha az mıdır? 

Dijitalleşme etkileri ve beklentiler


  • Aşağıdaki konular hakkında görüşünüz nedir? 

  1. Firmamızda dijitalleşmeye karşı bir direnç var.

  2. Mevcut yasa ve düzenlemeler daha fazla dijitalleşmeyi yasaklıyor.

  3. Veri kaybı yaşamaktan korkuyoruz

  4. Şirket için kritik olan verilere iznimiz dışında erişilmesinden endişe ediyoruz.

  5. Bu iş için yeterince nitelikli personelimiz yok

  6. Yatırım gerekleri bizim için çok fazla

  7. Ekonomik yararı belirsiz

  • Dijitalleşme alanında bir çalışma var ise bunun aşağıdaki alanlarda yansımasını nasıl değerlendirirsiniz?

  1. Müşteri memnuniyeti

  2. Yönlendirmelere harfiyen uymak

  3. İşletme maliyetleri

  4. Veri güvenliği

  5. Ofis içi ve idari işlerin performansı

  6. Dışarıdan iş ortakları ile ofis içi ve idari işlerin performansı

  7. Çalışan memnuniyeti

  8. Ofis ve idari işlerde şeffaflık

  9. Ofis ve idari işlerin otomasyonu

  • Aşağıdaki alanlarda dijitalleşme adına ne kadar yol alındı?

  1. Finans ve kontrol

  2. Tedarik

  3. Pazarlama , müşteri servisi / ilişkileri, satış

  4. Üretim, imalat, proje yönetimi

  5. Araştırma ve (ürün) geliştirme

  6. İnsan Kaynakları

  7. Lojistik (ambar , nakliye)

Soru sayısının fazlalığı ve cevapların her şirkete özel farklılık göstermesi nasıl bir yol haritası çizilmesini zorlaştırmaktadır. Bu noktada yapılması gereken, profesyonel destek alınarak belirli bir metodolojide, her bir adımın planlanması ve yönetilmesidir.

Trovarit, 18 yıllık tecrübesi, bilgi birikimi ve teknolojik araçları ile şirketlerin dijitalleşme ve Endüstri 4.0 yolculuğunda destek vermektedir.


EDT Center, dijital dönüşüm ve Endüstri 4.0 alanında uluslarası tecrübe ve bilgi birikimi ile şirketlere baştan uca çözümler üretmektedir.

* Endüstri 4.0 bilinçlendirme eğitimleri

* Endüstri 4.0 Olgunluk Seviyesi Ölçümü

* Endüstri 4.0 Yol Haritası

* Uygun çözüm ve sağlayıcı bulma (www.i40markt.com) (www.it-matchmaker.com.tr)

* Proje yönetimi

* Profesyonel danışmanlık

Detaylı bilgiler: EDT Center - i40Markt

</